BI, White Paper
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
SALESFORCE SETUP CHECK (SSC) In diesem Whitepaper geht es um die Analyse der Strukturen, Konfigurationen und Prozesse innerhalb einer erworbenen und genutzten Salesforce Instanz. Dabei wird auf die verschiedensten Möglichkeiten hingewiesen, welche Salesforce den Nutzern bereitstellt. Mithilfe des von der Scalefree International GmbH durchgeführten Salesforce Setup Checks, wird eine Ist-Analyse der aktuellen Salesforce Instanz erstellt. Mithilfe dieser ist es möglich, Probleme innerhalb des Systems frühzeitig zu erkennen und ausfindig zu machen , bevor sie zum Problem werden. Somit kann Klarheit geschaffen werden, in welche Richtung sich das System bewegen sollte und welche Prozesse oder Daten angepasst werden müssen. Durch die Analyse können ebenfalls unausgeschöpfte Potenziale freigesetzt werden. DIE SALESFORCE INSTANZ OPTIMIEREN - WIE? Viele Unternehmen setzen auf den CRM-Marktführer Salesforce , um ihre Kundenbeziehungen und Geschäftsprozesse zu stärken. Die Plattform bietet eine enorme Vielfalt an Produkten und Konfigurationsmöglichkeiten, die es ermöglichen, bestehende Abläufe nicht nur abzubilden, sondern auch erheblich zu verbessern. Doch diese Vielfalt kann auch zur Herausforderung werden. Ohne das nötige Wissen und die entsprechende Erfahrung gelingt es oft nicht, die Anforderungen der Nutzer optimal in funktionierende Lösungen zu übersetzen. Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie zuerst genau wissen, wo der Schuh drückt. Genau hier setzt der Salesforce Setup Check an. Dieser Prozess analysiert Ihre aktuelle Instanz, identifiziert Schwachstellen und ungenutzte Potenziale. Die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen helfen Ihnen, Ihr System gezielt auf Ihre Nutzer und deren Geschäftsprozesse auszurichten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Salesforce-Instanz nicht nur läuft, sondern auch wirklich für Ihr Unternehmen arbeitet. HINTERGRUND INFORMATIONEN Der Salesforce Setup Check analysiert Ihre aktuelle Instanz, um sicherzustellen, dass Sie alle Funktionen optimal nutzen und nach den bewährten “Best Practice”-Lösungen arbeiten. Viele Unternehmen schöpfen das Potenzial ihrer Salesforce-Instanz nicht vollständig aus, oft aus Unwissenheit. Das führt schnell zu ineffizienten Prozessen und Problemen. Ein typisches Beispiel: Mit der Zeit werden Standardobjekte mit zu vielen Feldern und Daten überladen. Die Benutzeroberfläche wird unübersichtlich, die Datenqualität leidet massiv. Wenn dieses Problem nicht frühzeitig erkannt wird, ist die spätere Bereinigung wesentlich zeitaufwendiger und teurer. Ein Setup Check minimiert dieses Risiko, indem er Schwachstellen identifiziert, bevor sie zu großen Herausforderungen werden.
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
2/11
Wie man so schön sagt: “Wenn sich Ihre Mitarbeiter über Salesforce beschweren, liegt das höchstwahrscheinlich nicht an der Plattform, sondern an einer schlechten Konfiguration.”
Die verschiedenen Produkte und Funktionen von Salesforce, wie Sales und Service Cloud , sind miteinander verbunden. Im nächsten Abschnitt werden wir zehn zentrale Bereiche vorstellen, die im Rahmen eines Setup Checks genauer unter die Lupe genommen werden.
Salesforce Produkte
Warum Salesforce?
Salesforce Integrationen
Nutzung Salesforce Produkte
Data Importieren in Salesforce
Salesforce Data Qualität
Salesforce Automatisierungen
Salesforce Objekte
Salesforce Setup Details
Salesforce Reporting
WARUM SALESFORCE? Bevor Sie Ihre Salesforce-Instanz optimieren, sollten Sie sich erneut die grundlegende Frage stellen: Warum haben Sie sich überhaupt für Salesforce entschieden? Auch wenn dies vor der Implementierung sorgfältig überlegt wurde, ist es sinnvoll, die ursprünglichen Motive zu rekapitulieren und mit der aktuellen Nutzung abzugleichen. Denken Sie an den ausschlaggebenden Grund für Ihre Entscheidung. War es eine spezifische Funktion, die perfekt zu Ihren Anforderungen passte? Oder die Vision, bestimmte Geschäftsprozesse wie den Vertrieb oder den Kundenservice zu revolutionieren? Indem Sie sich diese Fragen stellen, können Sie klare, messbare Ziele definieren, die Sie mit Salesforce erreichen möchten. Ein solches Ziel könnte sein: “Bis zum Jahresende mindestens 50 Opportunities erfolgreich abschließen.” Diese Ziele dienen als Leitfaden für die Optimierung und können mithilfe von Funktionen wie Reports & Dashboards jederzeit überprüft werden, um den Fortschritt zu messen und bei Bedarf anzupassen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Salesforce-Nutzung strategisch und zielgerichtet bleibt.
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
3/11
LIZENZEN UND AUFGABENBEREICHE IN SALESFORCE
Beim Kauf einer Salesforce-Instanz spielen die Lizenzen eine zentrale Rolle, denn sie bestimmen, welche Mitarbeiter und Teams welche Funktionen nutzen können. Hierbei unterlaufen vielen Unternehmen teure Fehler. Es ist keine Seltenheit, dass mehr Lizenzen bestellt wurden, als tatsächlich benötigt oder genutzt werden, oft aus Unkenntnis darüber, welche Lizenz zu welchem Service gehört. Ein Salesforce Setup Check bringt hier Klarheit. Er deckt nicht nur auf, wo Sie durch das Entfernen ungenutzter Lizenzen Geld sparen können, sondern zeigt auch, wie Sie die bestehenden Lizenzen effizienter einsetzen.
Es ist entscheidend, dass Unternehmen ihre verschiedenen Nutzergruppen genau betrachten und Lizenzen strategisch zuweisen. Dabei lassen sich drei Hauptrollen unterscheiden:
— Salesforce-Nutzer: Dies sind die Endanwender, die das CRM-Tool primär für ihre täglichen Geschäftsprozesse nutzen, wie etwa Vertriebs- oder Servicemanager. — Administratoren: Sie sind für die Pflege und den reibungslosen Betrieb der Instanz verantwortlich. Sie kümmern sich um Berechtigungen, lösen Probleme und konfigurieren das System. Ihr Wissensstand über die Konfigurations- und Automatisierungsmöglichkeiten ist hierbei entscheidend. — Entwickler: Diese Nutzer übernehmen die rein technischen Aufgaben. Sie arbeiten hauptsächlich in Sandboxen – Entwicklungsumgebungen der Salesforce-Instanz – und sind weniger im direkten Kontakt mit den Endnutzern als Administratoren. Um das volle Potenzial zu entfalten, sollten Unternehmen diese Rollen klar definieren, zuweisen und bewerten, um sicherzustellen, dass jede Abteilung die passenden Tools und Zugriffsrechte hat, um ihre Ziele zu erreichen. SALESFORCE PRODUKTE Neben den Lizenzen ist es entscheidend, dass die erworbenen Salesforce-Produkte auch korrekt eingesetzt werden. Nehmen wir als Beispiel die Sales Cloud : Es muss klar sein, wie Ihr Vertriebsprozess aussieht und wie Salesforce diesen bestmöglich abbilden kann. Salesforce bietet hierfür flexible Strukturen wie Objekte mit verschiedenen Record-Types , die es ermöglichen, unterschiedliche Geschäftsprozesse – etwa den Vertrieb verschiedener Produkte oder Dienstleistungen – voneinander abzugrenzen.
Sobald Ihre Sales-Mitarbeiter den Umgang mit der Sales Cloud verstehen, können Sie Prozesse gezielt anpassen und optimieren. Durch Erweiterungen und Automatisierungen ,
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
4/11
beispielsweise mithilfe von Flows , lassen sich Vertriebsabläufe weiter beschleunigen und effizienter gestalten. So wird sichergestellt, dass die Technologie den Vertrieb nicht nur unterstützt, sondern aktiv vorantreibt. SALESFORCE INTEGRATION Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Frage der Systemintegration . In den meisten Unternehmen arbeitet Salesforce nicht isoliert. Stattdessen ist es oft mit anderen internen oder externen Systemen verbunden. Salesforce bietet hierfür vielfältige Möglichkeiten, externe Anwendungen zu verknüpfen – sei es für den Import von Daten aus anderen Systemen (Inputs) oder den Export von Informationen aus Salesforce (Outputs). Ihr Ziel sollte es sein, eine durchdachte Systemlandschaft rund um Salesforce zu schaffen. Indem Sie Salesforce nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren, stellen Sie sicher, dass der Datenfluss effizient ist und alle Abteilungen auf einer einheitlichen, verknüpften Datenbasis arbeiten können. DATEN INTEGRATION Es geht nicht nur um die Anbindung externer Systeme, sondern auch um die Qualität der Daten selbst. Salesforce bietet integrierte Tools, um Daten aus anderen Quellen zu importieren. Bei diesem Schritt ist äußerste Sorgfalt geboten, denn die Qualität Ihrer Daten ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Salesforce-Nutzung. Wurden bereits Daten importiert, sollten diese unbedingt auf Qualität und Vollständigkeit überprüft werden. Zukünftige Datenimporte sollten von vornherein einem hohen Qualitätsstandard folgen. Andernfalls entstehen aufwändige und langwierige Prozesse, um die Daten nachträglich zu bereinigen und eine einheitliche Datenbasis zu schaffen. Ein Datenimport ist daher immer auch eine Chance, Ihre bestehenden Daten aus Altsystemen zu bereinigen und zu optimieren, bevor sie in Ihre neue Instanz übertragen werden. Auch für diesen Prozess existieren bewährte Best Practice-Lösungen , die sicherstellen, dass Sie von Anfang an auf einer sauberen und verlässlichen Datenbasis arbeiten. DATENQUALITÄT Die Sicherstellung einer hohen Datenqualität ist nicht nur beim Datenimport entscheidend, sondern muss ein fortlaufender, unternehmensweiter Prozess sein. Es ist wichtig zu prüfen, welche der von Salesforce bereitgestellten Tools zur Datenvalidierung und -bereinigung bereits genutzt werden und welche noch implementiert werden könnten. Probleme wie doppelte Datensätze (Duplikate) und eine unübersichtliche Datenlandschaft führen langfristig zu Fehlern und Ineffizienzen. Ein proaktiver Ansatz ist hier unerlässlich, um diesen Problemen von Anfang an entgegenzuwirken. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten immer aktuell, korrekt und verlässlich sind.
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
5/11
SALESFORCE OBJEKTE Das Herzstück von Salesforce sind seine Objekte , die als Datenbanktabellen dienen. Dazu gehören die Standard-Objekte , die in den verschiedenen Clouds von Salesforce bereits vordefiniert sind. Um Ihre Geschäftsprozesse optimal abzubilden, müssen diese Objekte und die dazugehörigen Funktionen korrekt angepasst und genutzt werden. Zusätzlich bietet Salesforce die Möglichkeit, eigene Objekte (sogenannte Custom- Objekte ) zu erstellen. Diese sind in der Regel unerlässlich, um spezifische, individuelle Geschäftsprozesse innerhalb Ihrer Instanz abzubilden. Ein Setup Check stellt sicher, dass sowohl Standard- als auch Custom-Objekte sinnvoll strukturiert und effektiv genutzt werden, um Ihre Abläufe zu optimieren. SALESFORCE AUTOMATISIERUNGEN Eine der größten Stärken von Salesforce liegt in seinen Automatisierungstools . Um das volle Potenzial auszuschöpfen, sollten Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre aktuellen Automatisierungen verschaffen.
Stellen Sie sich dabei die folgenden Fragen:
— Welche Tools werden derzeit genutzt (z.B. Flows oder veraltete Process Builder )?
— Wie steht es um die Qualität und Effizienz dieser Automatisierungen?
— Warum wurden genau diese Tools gewählt und andere ignoriert?
Die Antworten auf diese Fragen geben Aufschluss darüber, wie gut Ihre Geschäftsprozesse aktuell unterstützt werden.
Für die Erstellung und Wartung von Automatisierungen sind die richtigen Mitarbeiter entscheidend. Da Automatisierungen oft sehr technisch sind, sollten diese Aufgaben von geschulten Administratoren und/oder Entwicklern übernommen werden. Oft fehlt es an Automatisierungen, was zu einem unnötigen Mehraufwand an Zeit und Ressourcen führt. Durch die Implementierung von gut dokumentierten und gründlich getesteten Automatisierungen können Sie manuelle Schritte reduzieren, Fehler minimieren und Ihre Produktivität signifikant steigern. REPORTS & DASHBOARDS Auch die täglichen Salesforce-Nutzer , die das System für ihre Geschäftsprozesse einsetzen, benötigen funktionale und effiziente Werkzeuge. Zwei der wichtigsten Instrumente sind Reports & Dashboards . Es ist entscheidend zu verstehen, welche Szenarien ein Nutzer mit einem Report abdecken möchte und welche Berichtsfunktion am besten zu diesem Bedarf passt. Durch die Analyse von Reports können Sie festlegen und überprüfen, ob die zuvor definierten Ziele erreicht wurden.
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
6/11
Die folgende Abbildung veranschaulicht, wie ein solcher Prozess aussehen kann, wenn Sie Ihrer Salesforce-Instanz ein klares Ziel setzen.
Ziel definieren für das Salesforce System
Das Ziel verfolgen mithilfe der Salesforce Funktionen & Tools
Richtige Nutzung der Produkte & Objekte
Daten Integration & Qualität
Setup Konfiguration & Automatisierung
Definiertes Ziel erreicht?
Analyse des Ziels mithilfe von Reports & Dashboards
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
7/11
SALESFORCE SETUP Das Setup ist der zentrale Bereich, in dem Administratoren die Salesforce-Instanz auf die Bedürfnisse der Nutzer zuschneiden. Hier verbringen sie die meiste Zeit, um das System optimal zu konfigurieren.
Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Administratoren von Anfang an bewährte “Best Practice”-Schritte befolgen:
— Deaktivierung unnötiger Funktionen: Bestimmte Standardeinstellungen, wie Werbebenachrichtigungen von Salesforce, sollten deaktiviert werden, um die Benutzeroberfläche aufgeräumt zu halten. — Aktivierung nützlicher Funktionen: Im Gegenzug gibt es zahlreiche wertvolle Einstellungen, die aktiviert werden sollten. Ein Beispiel ist das “History Tracking on Standard Objects” , das es ermöglicht, Änderungen an Feldern nachzuvollziehen. — Unternehmenseinstellungen anpassen: Hierzu gehören die Konfiguration des Geschäftsjahres ( “Fiscal Years” ) und die Festlegung von Login-Zeiten ( “Business Hours” ). Solche Anpassungen stellen sicher, dass das System die internen Abläufe exakt abbildet. — Sicherheitsmanagement: Die Sicherheitseinstellungen für Sitzungen und Passwörter sind essenziell. Eine gut verwaltete Salesforce Security minimiert Risiken und schützt Ihre Daten. Das Setup bietet dem Administrator unzählige Optionen. Doch genau diese Vielfalt kann, besonders bei unerfahrenen Administratoren, zu einer großen Herausforderung werden. Ein tiefes Verständnis der Setup-Details ist daher unerlässlich, um das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen und eine benutzerfreundliche und sichere Umgebung zu schaffen. MÖGLICHE LÖSUNGSANSÄTZE Bevor Unternehmen mit der Optimierung beginnen, ist eine strukturierte Analyse der bestehenden Salesforce-Instanz unerlässlich. Nur durch eine geordnete Überprüfung der aktuellen und fehlenden Funktionen lassen sich Schwachstellen und ungenutzte Potenziale identifizieren. Doch eine solche Analyse kann komplex und herausfordernd sein.
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
8/11
SO UNTERSTÜTZT SIE SCALEFREE INTERNATIONAL GMBH
Wir von der Scalefree International GmbH stehen Ihnen bei diesem Prozess zur Seite. Unser erfahrenes Team von Salesforce-Beratern ist darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Optimierung und Anpassung ihrer Salesforce-Instanz zu unterstützen. Wir begleiten Sie von der Analyse über die Planung bis hin zur Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen. Der Kern unseres Angebots ist der Salesforce Setup Check . Dabei prüfen wir systematisch alle relevanten Bereiche Ihrer Instanz anhand bewährter Best Practices . Dieser umfassende Check beleuchtet jede Funktion, von Lizenzen und Rollen über Datenqualität und Automatisierungen bis hin zum Setup selbst. Oftmals zeigt der Setup Check, dass Unternehmen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten von Salesforce nutzen – oder diese sogar falsch anwenden. Unsere Analyse macht deutlich, an welchen Stellen Sie nachjustieren müssen, um Ihre Produktivität zu steigern und das volle Potenzial Ihrer Investition auszuschöpfen. BEISPIEL LÖSUNG Der Setup-Detail Check ist ein zentraler Bestandteil unseres Angebots, der sicherstellt, dass nützliche Salesforce-Einstellungen auch wirklich genutzt werden. Der User Interface (UI) - Bereich ist dafür ein gutes Beispiel. In den unzähligen Einstellungsmöglichkeiten des Setups ist es oft schwierig zu erkennen, welche Optionen aktiviert oder deaktiviert werden sollten. Genau hier setzt der Setup Check an. Er hilft Ihnen, die für Ihre Nutzer relevanten UI-Einstellungen gezielt vorzunehmen.
Einige Beispiele für solche Optimierungen sind:
— Effizientes Arbeiten in List Views: Durch die richtige Konfiguration können Nutzer direkt in Listenansichten Änderungen vornehmen, ohne jeden Datensatz einzeln öffnen zu müssen. — Verbesserte Systemleistung: Einstellungen, die irrelevante Informationen erst später laden, können die Performance erheblich steigern und so für ein flüssigeres Arbeiten sorgen. Das Salesforce Setup Check von Scalefree deckt diese und viele weitere Themenbereiche ab, um Ihre Salesforce-Instanz nicht nur funktional, sondern auch benutzerfreundlich und leistungsstark zu gestalten.
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
9/11
ZUSAMMENFASSUNG In diesem Whitepaper geht es um die Analyse der Strukturen, Konfigurationen und Prozesse innerhalb einer erworbenen und genutzten Salesforce Instanz. Dabei wird auf die verschiedensten Möglichkeiten hingewiesen, welche Salesforce den Nutzern bereitstellt. Mithilfe des von der Scalefree International GmbH durchgeführten Salesforce Setup Checks, wird eine Ist-Analyse der aktuellen Salesforce Instanz erstellt. Mithilfe dieser ist es möglich, Probleme innerhalb des Systems frühzeitig zu erkennen und ausfindig zu machen , bevor sie zum Problem werden. Somit kann Klarheit geschaffen werden, in welche Richtung sich das System bewegen sollte und welche Prozesse oder Daten angepasst werden müssen. Durch die Analyse können ebenfalls unausgeschöpfte Potenziale freigesetzt werden.
ERFOLGREICHER START MIT SALESFORCE: MEHR ALS NUR DER KAUF
Der Kauf von Salesforce allein garantiert noch keinen Erfolg. Entscheidend ist, dass Unternehmen sich von Anfang an die Frage stellen, welche klaren Ziele sie mit dem CRM-System verfolgen. Erst wenn Sie diese Ziele definiert haben, wird klar, welche Salesforce-Produkte wirklich notwendig sind, um Ihren langfristigen Erfolg zu sichern.
VON DER STRATEGIE ZUR UMSETZUNG Nachdem die strategischen Ziele feststehen, folgen die technischen Schritte. Bereiche wie Anpassungen, Erweiterungen und Automatisierungen sind entscheidend, um die Plattform optimal auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Doch bevor Sie in die Umsetzung gehen, muss genau geklärt werden, was Ihr Unternehmen wirklich braucht und wie Sie die ungenutzten Potenziale des Systems voll ausschöpfen können.
DER SALESFORCE SETUP CHECK ALS LEITFADEN Hier setzt eine professionelle Analyse an. Der Salesforce Setup Check von Scalefree bietet Ihnen genau diese Struktur. Er überprüft Ihre Instanz systematisch anhand bewährter Methoden und Best Practices. Das Ergebnis ist ein klarer Plan, der Ihnen zeigt, wie Sie Ihre Salesforce-Instanz bestmöglich einrichten, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Mit diesem Plan stellen Sie sicher, dass Ihr System nicht nur funktioniert, sondern aktiv zum Wachstum Ihres Unternehmens beiträgt.
DER SALESFORCE SETUP CHECK FÜR IHR UNTERNEHMEN
10/11
Scalefree International GmbH Schützenallee 3 30519 Hannover Germany
P: +49 (511) 879 893 41 F: +49 (511) 879 893 49
contact@scalefree.com www.scalefree.com
CEOs: Michael Olschimke & Christof Wenzeritt
Page 1 Page 2 Page 3 Page 4 Page 5 Page 6 Page 7 Page 8 Page 9 Page 10 Page 11Powered by FlippingBook